Ban Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam tỉnh là đơn vị ra Quyết định bổ nhiệm trụ trì hợp pháp cho Tăng, ni.
1- Về tự viện: Tự viện được cơ quan nhà nước thẩm quyền và giáo hội công nhận bằng văn bản.
2- Về chính quyền: Được chính quyền các cấp (từ xã/ phường đến tỉnh) đồng thuận bằng văn bản về tư cách công dân. Nghĩa là vị tu sĩ được đề xuất bổ nhiệm trụ trì phải không vi phạm pháp luật như không có tiền án, tiền sự v.v.
3- Về Giáo hội: Được Ban Trị sự GHPGVN cấp quận huyện có tờ trình đề xuất và Ban Trị sự GHPGVN cấp tỉnh, thành phố hoặc Hội đồng Trị sự GHPGVN chấp thuận ban hành quyết bổ nhiệm trụ trì sau khi đã xem xét về mặt giáo luật.
4- Về đương sự: Có bằng tốt nghiệp trung cấp Phật học và bằng tú tài trở lên, có ít nhất 5 tuổi hạ lạp, có đạo hạnh, có khả năng nhiếp chúng, hướng dẫn chúng tu học và chăm lo đời sống sinh hoạt của chúng.
Trụ trì tự viện không hội đủ các yếu tố trên không được coi là trụ trì hợp pháp, không được sử dụng con dấu tròn do công an chứng nhận.
